[Excel07] Άντληση στοιχείων από Πίνακα

[George R]

Γειά σε όλους παιδιά

Έχω ένα βιβλίο εργασίας Excel, όπου στο πρώτο Φύλλο, έχω έναν συγκεντρωτικό πίνακα εργαζομένων με τα ακόλουθα στοιχεία: Αριθ. Μητρώου, Ονοματεπώνυμο, Φύλο, Ειδικότητα, Έτος Έναρξης Εργασίας. Θέλω στα επιμέρους Φύλλα του βιβλίου αυτού να “τραβάω” δεδομένα από τον πίνακα αυτό, με βάση κάθε φορά, κάποιο από τα χαρακτηριστικά, αυτού του πίνακα και να μου τα εμφανίζει τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά σε συγκεκριμένες φόρμες.
Για παράδειγμα, στο φύλλο 1, θέλω να κάνω κατηγοριοποίηση με φάση το Φύλο και συγκεκριμένα το ΑΝΤΡΑΣ. Έτσι θέλω στο Φύλλο 1, να πηγαίνει και να συμπληρώνει αυτόματα στα κελιά από τις φόρμες τον Αριθμό Μητρώου ΜΟΝΟ από την κατηγορία “ΑΝΤΡΑΣ” και μετά τα υπόλοιπα στοιχεία από αυτήν την κατηγορία.

Ανεβάζω το Βιβλίο Εργασίας.
Καμιά ιδέα; (όχι με προγραμματισμό, μόνο με τύπους παρακαλώ)

Ευχαριστώ.

[Spirosgr]

Καλησπέρα
Γιώργο, βλέποντας το φύλλο με την κατηγοριοποίηση (άνδρας-γυναίκα)
φαντάζομαι, ότι θα κάνεις κι άλλα φύλλα, με ειδικότητα για παράδειγμα,
ή κάποια άλλα πράγματα, που σε ενδιαφέρουν να «τραβάς» από τα δεδομένα.

Αυτό όλο, συν τον τρόπο που «απλώνεις» τα αποτελέσματα
είναι επίπονο, τόσο με κώδικα όσο και με συναρτήσεις,
αλλά και το ενδεχόμενο σφάλματος, είναι μεγάλο...

Η λύση είναι ο Pivot Table.

Στο βιβλίο, υπάρχουν δύο παραδείγματα, για να δεις τι μπορεί να γίνει.
Κανονικά, θα έχεις ένα φύλλο με όνομα πχ «Στατιστικά»
και απλά θα μεταβάλλεις τον Pivot.

Μπορείς να αλλάξεις τα πάντα σε έναν Pivot, και να έχεις όλα όσα σου χρειάζονται
με πολύ μεγάλη ευκολία, συν μηδενικό σφάλμα.

Μπορείς να ανανεώνεις τον πίνακα από τις ιδιότητες του
αλλά και με ένα μικρό κωδικάκι, κατά την είσοδο στο φύλλο.

Σημειώσεις
Τα δεδομένα υποχρεωτικά σε πίνακα
Ο α/α με τύπο
Το έτος πρόσληψης, έγινε ημερομηνία πρόσληψης,
οπότε έχουμε πιο σωστό δεδομένο, αλλά και που εύκολα
μπορούμε να «τραβήξουμε» το έτος, είτε με επιπλέον στήλη στον πίνακα
είτε με μορφοποίηση, είτε απευθείας στον Pivot (βλέπε παράδειγμα)

[George R]

Ευχαριστώ Σπύρο

αλλά για τις συνθήκες που θα χρησιμοποιηθεί δεν βολεύει η συγκεκριμένη λύση, για διάφορους λόγους. Π.χ. αυτά τα φύλλα θα χρησιμοποιηθεί από χειριστές, που απλά θα περνάνε και θα τυπώνουν δεδομένα χωρίς να ξέρουν από Excel, τα φύλλα αυτά επίσης θα αποτελούν εισαγωγή σε άλλα στάνταρ βιβλία, κάπου εκεί υπάρχουν και γραφικές παραστάσεις που διαβάζουν συγκεκριμένες περιοχές και εκτός των άλλων (προσωπική μου άποψη) o Pivot Table δημιουργεί πολύ άκομψο - άβολο περιβάλλον, πετάει πολλά στοιχεία και γραφικά που δεν είναι επιθυμητά, γενικά έχει δουλειά για να το προσαρμόσεις και πολλά άλλα. Ίσως είναι χρήσιμος σε περίπλοκες περιπτώσεις.

Ειδικά σε αυτό το φύλλο που απλά θα τραβάει κάποια δεδομένα, καλύτερα κάνα 2 απλές συναρτήσεις. Συγκεκριμένα δεν χρειάζονται και πολλές. Χρειάζεται μόνο μία (ενδεχομένως η OFFSET()), η οποία με κάποιο τρόπο θα πετάει τους αριθμούς Μητρώου στα πάνω τα κουτάκια και όλα τα άλλα θα τα αναλαμβάνει η VLOOKUP().

Ευχαριστώ πάντως.

[Spirosgr]

Γιώργο καλημέρα.
Θα μου επιτρέψεις να πω, (με κίνδυνο να παρεξηγηθώ),΄
χωρίς να θέλω να επέμβω στην δουλειά σας,
ότι πιο δύσκολο και άκομψο περιβάλλον,
από αυτό που δημιουργήσατε στο βιβλίο σας, δεν μπορεί να υπάρξει...

Ακόμα κι ένα απλό πίνακα να είχατε σε ένα φύλλο,
και να κάνατε φίλτρο, (ως προς «άνδρες» για παράδειγμα),
θα είχατε αποτέλεσμα...

Όσο για τον Pivot, αν ένας χρήστης ξέρει να κάνει drag and drop
και με δεξί κλικ να αλλάζει διάφορες (ελλάχιστες) ιδιότητες
το λύσατε το πρόβλημα.

Ο Pivot, έχει δημιουργηθεί
για να μην υπάρχει ανάγκη από τον χρήστη
να γνωρίζει καμία απολύτως συνάρτηση...

Η χρήση του είναι ευκολότερη, από το να «στήσουμε» μια απλή =If()...

[George R]

Σπύρο Γειά σου

Θα μου επιτρέψεις με τη σειρά μου να σου απαντήσω (χωρίς παρεξήγηση)
ότι μάλλον δεν διαθέτεις καθόλου εμπειρία από χρήστες του Excel.

Στα χρόνια που ασχολούμαστε με το Excel, εγώ και πάρα πολλοί άλλοι που έχω συζητήσει,
ελάχιστοι, (για να μην πω κανένας !! μέχρι τώρα δεν μου έχει τύχει) ακόμη και έμπειροι χρήστες, που να αναφέρει το Pivot. Γενικά αποτελεί άγνωστη λέξη.

Τα αίτια στα ανέφερα: Άκομψο, αυθαίρετο, δύσχρηστο, "ψιλοαχώνευτο και πάρα πολλά ακόμη". Δεν λέω ότι δεν προσφέρει λύσεις, αλλά να το πούμε απλά δεν δημιουργεί "συμπαθητικό" περιβάλλον. Για αυτό κιόλας τη λέξη Pivot θα την ακούσεις μόνο στις σχολές ECDL. Πουθενά αλλού. Εν πασει περιπτώση όποιος θέλει ας το χρησιμοποιήσει. Εμάς δεν μας αρέσει.

Σχετικά με το φίλτρο, είναι ολοφάνερο, ότι εδώ δεν θέλουμε μια βάση, με τα μειονεκτήματά της. Εδώ έχουμε μια πιο απλή περίπτωση, της βάσης, που ουσιαστικά μεταφέρει ένα απλό δεδομένο. Όπως λένε: Μια μύγα μπορείς να την σκοτώσεις και με κανόνι, αλλά αρκεί και μια μυγοσκοτώστρα.

Ευχαριστώ για το χρόνο σου.

[Spirosgr]

Ενδιαφέρουσα άποψη...

Ίσως... ναι, να μην έχω εμπειρία από χρήστες Excel...
Άλλωστε οι μαθητές μου είναι μόνο μερικές(;)... δεκάδες.

Τα δε προγράμματα που έχω δημιουργήσει,
δεν ξεπερνούν τις δύο χιλιάδες...
Θα μάθω, σιγά-σιγά!

[George R]

...Όσο ζούμε μαθαίνουμε.

[ChrisGT7]

Καλημέρα Γιώργο,

Στο συνημμένο αρχείο χρησιμοποιώ το σύνθετο/προχωρημένο φίλτρο. Δεν ξέρω αν είναι η καλύτερη λύση χωρίς κώδικα αλλά αφού απέκλεισες τον κώδικα από την αρχή (γιατί άραγε...), δεν μπόρεσα να σκεφτώ κάτι καλύτερο.

Εκτός από τα μειονεκτήματα του Σπύρου, θα προσθέσω και μερικά ακόμη:

- Μεγάλο μέγεθος αρχείου λόγω των πολλών συναρτήσεων.
- Πιθανότητα ύπαρξη καθυστέρησης στην επεξεργασία των δεδομένων λόγω των πολυάριθμων συναρτήσεων, ειδικά σε αργούς υπολογιστές.
- Πολλές και περιττές αντιγραφές/επικολλήσεις των "φορμών" μέχρι να καλύψεις το όριο των αποτελεσμάτων από το φίλτρο με πιθανή απώλεια αποτελεσμάτων.

Αφού όμως σας βολεύει μ' αυτόν τον τρόπο και όπως φαίνεται δεν υπάρχει χώρος για βελτίωση των διαδικασιών, συνεχίζουμε και βλέπουμε τι μπορούμε να κάνουμε. Πάντως είμαι της άποψης ότι ο χρήστης προσαρμόζεται στο πρόγραμμα και όχι το ανάποδο...

Το φύλλο ΔΕΔΟΜΕΝΑ χωρίζεται σε τρία μέρη:

- ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Η περιοχή των εγγραφών σου.
- ΚΡΙΤΗΡΙΑ: Η περιοχή των κριτηρίων για το φιλτράρισμα των εγγραφών.
- ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΕΝΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ: Με την εφαρμογή του φίλτρου εδώ επικολλούνται οι εγγραφές που πληρούν τα συγκεκριμένα κριτήρια.

Στο παράδειγμά μου εμφανίζω τις εγγραφές όπου ο Αρ. Μητρώου αρχίζει από 5 και το φύλο είναι άντρας ή το ονοματεπώνυμο αρχίζει από Α. Ό,τι είναι στην ίδια γραμμή θεωρείται AND και ό,τι είναι σε διαφορετική γραμμή θεωρείται OR.

Για να εφαρμόζεις τα παραπάνω κριτήρια, ακολούθησε τα παρακάτω βήματα:

1. Δεδομένα > Ταξινόμηση & φιλτράρισμα > Για προχωρημένους.
2. Αντιγραφή σε άλλη θέση.
3. Στην περιοχή λίστας μαρκάρεις τον πίνακα δεδομένων (B2:G22).
4. Στην περιοχή κριτηρίων μαρκάρεις μόνο τις γραμμές με τα κριτήρια που έθεσες (I2:N4).
5. Στο Αντιγραφή σε, μαρκάρεις τις επικεφαλίδες των φιλτραρισμένων δεδομένων (P2:U2) και πατάς ΟΚ.

Αν υπάρχουν εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια, θα εμφανιστούν στα φιλτραρισμένα δεδομένα. Κάθε εγγραφή στα φιλτραρισμένα δεδομένα θα έχει συμπληρωθεί στην αντίστοιχη "φόρμα" της στο φύλλο ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ, αρκεί φυσικά να έχεις προβλέψει το πλήθος τους.

[ChrisGT7]

Ανεβάζω μια έκδοση με πιο φιλική προς το χρήστη αναζήτηση λόγω του ότι το προχωρημένο φίλτρο μπορεί να θεωρείται χρονοβόρο και δυσνόητο από τους απλούς χρήστες.

Στο φύλλο ΔΕΔΟΜΕΝΑ η βοηθητική στήλη Η μπορεί να γίνει και απόκρυψη για να μην ενοχλεί στην καταχώρηση των δεδομένων. Κάθε φορά που προστίθεται στο τέλος μια εγγραφή, αυτόματα θα αντιγράφονται οι τύποι των στηλών Β και Η.

Στο φύλλο ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ στα κελιά C3:C6 γράφουμε τα κριτήρια της αναζήτησης. Σημαντική προϋπόθεση πριν από κάθε αναζήτηση, να γίνεται αντιγραφή μιας "φόρμας εγγραφής" (π.χ. κελιά Α15:C23) και να επικολλείται αρκετές φορές στο τέλος του φύλλου. Επειδή δε γνωρίζουμε το πλήθος των αποτελεσμάτων, όσες περισσότερες φορές αντιγραφεί, τόσο το καλύτερο. Φυσικά αυτό προϋποθέτει μεγάλο μέγεθος αρχείου (βλ. προηγούμενη δημοσίευση)!