[Γενικά] έρευνα σε 2 φύλλα

[demotapa]

Καλημέρα σε όλους ,

έχω 2 φύλλα το ένα με 2 στήλες η μία αφμ και η άλλη όνομα και το άλλο και αυτό με 2 στήλες και η μία όνομα και η άλλη ποσά . Θέλω να κάνω το εξής , να του πώ όπου δείς ίδιο όνομα απο τα 2 φύλλα φέρτω σε μία στήλη δίπλα στο φύλλο με το ποσά , έτσι ώστε να έχω 1 στήλη με αφμ μία με όνομα και μία με ποσά .

[Spirosgr]

Καλημέρα
Καλώς ήρθες στο ms-office.gr
Το ζητούμενό σου είναι απλό, όμως, είναι «στημένο» με λάθος σκεπτικό.

Το κριτήριο όνομα, δεν είναι σωστό, για να βασιστεί κανείς...

Οι χρήστες, πάντα έχουν το σκεπτικό, "θα φροντίσω να μην έχω ποτέ κάποιο διπλότυπο όνομα..."

Έστω ονόματα στήλη Α και ΑΦΜ στήλη Β
Ποιόν ΑΦΜ θα σου φέρει, αν στην γραμμή 10 για παράδειγμα, έχεις Νικολόπουλο Ε. Νικόλαο και
στην γραμμή 125 πάλι Νικολόπουλο Ε. Νικόλαο, αλλά άλλο πελάτη;

Ανέβασε ένα παράδειγμα, τροποποιόντας την διαδικασία ...

[demotapa]

Σε ευχαριστώ για την άμεση ανταπόκριση , με συγχωρείς για το λάθος μου διορθώνω και λέω πως δεν έχω όνομα αλλά επωνυμίες μιας και πρόκειτε για πελάτες , πως μπορώ να βρώ σε μία στήλη εαν έχω 2 ή 3 ίδιες επωνυμίες (που δεν έχω) και μετά να προχωρήσω σε αυτό που θέλω . Πρέπει να αρχίσω απο ένα κοινο παρανομαστή και αυτός είναι μόνο οι επωνυμίες δυστυχώς

[Spirosgr]

Δες πως γίνεται αλλά και το σφάλμα που μπορεί να παρουσιαστεί.

Για να ελέγξεις αν υπάρχουν διπλότυπα,
κάνε μια μορφοποίηση υπό όρους, στην στήλη ονομάτων-επωνυμιών.

Η λύση με τύπο, είναι επισφαλής, αν αλλάξουν δεδομένα.

Μόνιμη λύση με κώδικα.

Τι θα έκανα:
Δημιούργησε μια βάση δεδομένων πελατών, με ID πελάτη τον ΑΦΜ του που είναι μοναδικός
και από εκεί «θα παίρνεις» για να κάνεις οποιαδήποτε επεξεργασία...

[ChrisGT7]

Τάσο, δυστυχώς η δουλειά που σου έχει ανατεθεί είναι λίγο δύσκολη και χρονοβόρα. Όπως ανέφερε ο Σπύρος, η αναζήτηση στοιχείων με βάση το όνομα επιφυλάσσει παγίδες. Από προσωπική εμπειρία, θα μπορούσες να χρησιμοποιήσεις συνάρτηση αναζήτησης (π.χ. VLOOKUP) με βάση την επωνυμία μόνο και μόνο αν οι στήλες ονομάτων των δύο φύλλων προέρχονται από εκτυπώσεις του ίδιου λογισμικού και όχι από διαφορετικές πηγές (π.χ. από κάποιο e-mail). Αλλά και πάλι, όπως είπε ο Σπύρος, αν υπάρχει πελάτης με ίδια ακριβώς επωνυμία, η συνάρτηση θα σου επέστρεφε λάθος αποτέλεσμα.

Επίσης, π.χ. άλλο όνομα το ΑΝΤΩΝΙΟΥ ΑΝΤΩΝΙΟΣ και άλλο το ANTΩΝΙΟΥ ANTΩΝΙΟΣ, όπου στο πρώτο όλα τα γράμματα είναι με ελληνικά ενώ στο δεύτερο το "ANT" είναι με αγγλικά. Μην αναφέρω και τα πιθανά κενά στο τέλος των ονομάτων, όπου και πάλι τα ονόματα θα είναι διαφορετικά μεταξύ τους. Η συνάρτηση TRIM() θα σε βοηθήσει να αφαιρέσεις τα τυχόν κενά από την αρχή και το τέλος των επωνυμιών πριν ξεκινήσεις τον έλεγχο.

Παρόλα αυτά, στον έλεγχο σου ο ΑΦΜ δεν μπορεί να βοηθήσει καθόλου και θα απόφευγα να κάνω αντιστοίχιση των ποσών με τους ΑΦΜ για τις παραπάνω παγίδες που ανέφερα. Τα μόνο εργαλεία που θα χρησιμοποιούσα θα ήταν ταξινόμηση και φυσικά ο προσωπικός έλεγχος με το μάτι επωνυμία προς επωνυμία. Κι εκεί θα καταλάβαινες γιατί ο ANTΩΝΙΟΥ (με τα αγγλικά) ταξινομήθηκε πάνω από την ΑΒΕΡΚΙΟΥ Α.Ε.

Ο Σπύρος ανέφερε για τη μοναδικότητα του ΑΦΜ. Κι εγώ αυτό πίστευα και υποστήριζα αλλά τελικά κι αυτό μπορεί να σε διαψεύσει. Ο λόγος είναι οι ατομικές επιχειρήσεις όπου κάποιο φυσικό πρόσωπο μπορεί να έχει παραπάνω από μία δραστηριότητες (π.χ. ψιλικά η μία επιχείρηση και ενδύματα η άλλη). Οπότε αναγκαστικά πρέπει να είναι καταχωρημένος δύο φορές με τον ίδιο ΑΦΜ στη βάση της εταιρείας, αφού πρέπει να τυπώνεις διαφορετικές καρτέλες λόγω δραστηριότητας, καθώς και για την υποβολή της περιβόητης ΜΥΦ (το λεγόμενο ΚΕΠΥΟ) ο λογιστής χρειάζεται ειδικά στοιχεία ανά ΑΦΜ. Ίσως γι' αυτό το λόγο σε κανένα εμπορικό λογισμικό ο ΑΦΜ δεν είναι πρωτεύον κλειδί, όπως είναι ο κωδικός συναλλασσομένου. Φυσικά αυτές οι περιπτώσεις είναι σπανιότατες μέχρι μηδαμινές αλλά δυστυχώς υπάρχουν και πρέπει να προβλέπονται...

[Spirosgr]

Μερικές παρατηρήσεις, για το θέμα και όχι μόνο...
1
Κατ' αρχήν, να μην χρησιμοποιείτε τη VlookUp.
Αντ' αυτής, ο συνδυασμός, Index-Match θα σας βγάλει από πολλούς μπελάδες...
2
Αν έχει κάποιος πολλαπλές δραστηριότητες (ψιλικά - ενδύματα όπως αναφέρεις) δεν υπάρχει καμία περίπτωση να είναι στην βάση δεδομένων των προμηθευτών του οι δραστηριότητες αυτές μαζί, διότι δεν ταιριάζουν...
Αν τώρα μιλάμε για λογιστή, που έχει πελάτη με πολλαπλές δραστηριότητες,ή συναφείς δραστηριότητες όπου ένας προμηθευτής έχει πελάτη με μπακάλικο και ταβέρνα και τον προμηθεύει ίδια αντικείμενα, ένας ΑΦΜ ως ID
«ανοίγει» τον πελάτη και αναζητούμε ένα δευτερεύον κριτήριο...
3
Αν πάμε πιο βαθιά, μπορεί ο χρήστης να δημιουργήσει Βάση δεδομένων με δικό του ID
και κώδικα οπότε δεν υπάρχει κανένα περιθώριο λάθους.
Αυτό βέβαια, δεν είναι κάτι που θα αναλύσουμε εδώ πως γίνεται...
διότι κατά βάση, ο μέσος χρήστης δεν «βλέπει» μακροπρόθεσμα και σωστά
αλλά ζητάει μια λύση στο πόδι, να κάνει τώρα την δουλειά του...

Τελικά:
Σε κάθε περίπτωση, ο ΑΦΜ, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ασφάλεια ως πρωτεύον κλειδί.

[ChrisGT7]

Οι δραστηριότητες δεν είναι κοινές, όμως τα έξοδα είναι κοινά:
π.χ. Ο ίδιος ΑΦΜ (ψιλικά & ενδύματα) αγοράζει από τον ίδιο προμηθευτή ηλεκτρονικών ειδών την ταμειακή του μηχανή. Ο προμηθευτής πρέπει να έχει διαφορετικά στοιχεία (2 διευθύνσεις έδρας, 2 επαγγέλματα τουλάχιστον) για τον ίδιο ΑΦΜ του πελάτη του. Ίσως μερικοί να το χειρίζονται με διαφορετικά υποκαταστήματα στον ίδιο ΑΦΜ, ασχέτως αν είναι στην πραγματικότητα δύο διαφορετικές επιχειρήσεις.

Πάντως οι μηχανογράφοι (κι εγώ μαζί τους) είναι της άποψης "μια οντότητα = ένας ΑΜΦ".

[Spirosgr]

Βασικά, από τα (αντιφατικά) γραφόμενα σου, δεν μπορώ να καταλάβω,
αν δέχεσαι τον ΑΦΜ ως πρωτεύον κλειδί...

Πάντως, μπορώ να αποδείξω ότι ισχύει...

[ChrisGT7]

Φυσικά και το αποδέχομαι, αφού κι εγώ αυτό χρησιμοποιώ κατά κόρον όταν πρόκειται να συγκρίνω δεδομένα, όπως το παρόν θέμα του Τάσου. Γι' αυτό και είπα πιο πάνω, λόγω έλλειψης στήλης ΑΦΜ στο δεύτερο φύλλο, να αποφύγει να χρησιμοποιήσει κάποιον τύπο. Αν υπήρχε ο ΑΦΜ, στο δεύτερο φύλλο, τότε εννοείται πώς θα πρότεινα τη λύση με συνάρτηση αναζήτησης με πρωτεύον κλειδί τον ΑΦΜ.

Απλά εμφάνισα (ίσως κακιά στιγμή, όπως είπες...) ένα πρόβλημα που έχω συναντήσει και ακόμα με τον ΑΦΜ θα υπήρχε περίπτωση λάθους.