Εκτύπωση μιας εγγραφής από φόρμα με mail merge

[alex]

Καλησπέρα στην παρέα!!
Καλησπέρα Στέλιο και Γιώργο και στο Νίκο που έχουμε πιστεύω την ίδια εργασία.
θα βοηθήσω ή μάλλον θα προσθέσω με λόγια διότι αυτή την περίοδο έχω πολλές εργασίες να κάνω σε κάποια σεμινάρια.
Θα πρέπει να κάνεις ένα φάκελο στο application Data (πχ ένα φάκελο με ονομασία My My Data_Doc_xls_Pdf και άλλο ένα φάκελο με ονομασία My data_Dot_Xlt_Pdf.Στο my Data_Doc_xls_Pdf θα βάλεις όλα τα έγγραφα που έχεις σε μορφή κατάληξη *doc, *xls, Pdf σχετικά με το PDF δεν θα έχεις πρόβλημα.Θα παραμένουν και στους δύο φακέλους το ίδιο.Ο σκοπός που κρατάμε τα ίδια αρχεία σε δύο φακέλους είναι για πάσα ενδεχόμενο λάθους ή καταστροφής να μπορούμε να τα έχουμε σε κατάληξη *doc. Aλλά έτσι και αλλιώς είναι και ο αρχικός φάκελος διότι από εκεί έχουμε ξεκινήσει για να μετατρέψουμε τα αρχεία σε *dot .Τα αρχεία του excel θα τα μετατρέψουμε σε *xlt.Τα Pdf παραμένουν ίδια.Τα οποία θα μεταφέρουμε στο φάκελο My data_Dot_Xlt_Pdf.
Στις εντολές κάθε αρχείου η διαδρομή που θα δίνεις θα είναι
C:\Application Data\Mydata_Dot_Xlt_Pdf
Πρέπει το AppData να τον κάνουμε κρυφό ώστε να μην γίνεται κλοπή των αρχείων .Η διαχείριση θα γίνεται από την βάση και η επιλογή θα γίνεται από το φάκελο της μετατροπής.
Όπως είπε και ο Νίκος ο σκοπός της μετατροπής σε *dot και *xlt για δική μας χρήση διότι σε ένα έγγραφο του word (Πχ ανάληψη υπηρεσίας) που θα καλέσεις να την εμφανίσει και θέλει συμπλήρωμα όταν έχει κατάληξη doc δεν χαλάει την αρχική μορφή του εγγράφου αλλά σε προτρέπει σε αποθήκευση.Οπότε εάν το ξανά καλέσεις το έγγραφο θα είναι όπως ήταν στην αρχική μορφή.
Εγώ ήδη έχω 4 διαφορετικές βάσεις με το τρόπο αυτό σε δύο προγράμματα ένα οργάνωση και διοίκηση του νηπιαγωγείου και ένα Διαχείριση του νηπιαγωγείου.
Το μόνο πρόβλημα που αντιμετωπίζω στη διαχείριση του νηπιαγωγείου είναι ότι μερικά έγγραφα παίρνουν αυτόματα τιμές από πίνακες που αντιστοιχούν σε μαθητές και χρειάζονται εκθέσεις.
Επίσης είχα κάνει κάποια κατασκευή και για τα προκαταρκτικά των εκθέσεων να τα αλλάζω από φόρμα διότι τα τελευταία χρόνια οι τίτλοι των υπουργείων αλλάζουν κάθε 6 μήνες.Οπότε από μια φόρμα αλλάζουν όλα τα προκαταρκτικά των εντύπων που έχουν μορφή έκθεσης και όχι Word.
Aυτά εν ολίγης πιστεύω να έγινε κατανοητό το σκεπτικό που είναι σχεδόν το ίδιο με του Νίκου.Οι σελιδοδείκτες καλό είναι ,εγώ έχω ακολουθήσει διαφορετικό τρόπο μετονόμασα όλα τα αρχεία σε file1,file2 κλπ και τα διαχειρίζομαι από πίνακα .Ευχαριστώ το Νίκο για τα φώτα που μας έδωσε σχετικά με τους σελιδοδείκτες.

[dratsaki]

Γεια σου Αλέξανδρε,
δεν σου κρύβω ότι αυτό που λες με τους τίτλους των υπουργείων (συμβαίνει και σε μας ) κι εγώ έχω σκεφτεί να το βάλω σε πεδίο στην βάση έτσι ώστε να αλλάζει σ’ όλα τα έγγραφα αυτόματα .
πάντως απ’ ότι βλέπω βρήκα δουλειά με το νέο τρόπο που θα κάνω στην βάση μου.
Τα ονόματα και του φόρουμ θα λάβουν ευχαριστίες στην φόρμα μου (εμφανείς , πιστεύω δεν υπάρχει πρόβλημα γι αυτό).
διότι όταν ολοκληρώσω την βάση μ’ αυτό τον τρόπο (φαίνεται πιο εύκολος στην έκδοση των εγγράφων) οι συνάδελφοι σε άλλες περιφερειακές Υπηρεσίες θα την θέλουν οπωσδήποτε, ήδη δουλεύει τουλάχιστον σε τρείς υπηρεσίες ( τα έγραφα που εκδίδει αγγίζουν το 90 με 95 % των εγγράφων του γραφείου πυρασφαλείας).
Την έχω δώσει κι αλλού, αλλά δεν ξέρω πόσο την χρησιμοποιούν (και για αυτό θέλω να βάλω τον τίτλο της υπηρεσίας με αυτοματισμό, σκέφτομαι με πεδίο υπόμνημα εντός πίνακα να μην χαλά η στοίχιση)
Ευχαριστώ .

[sarafis]

Γιώργο καλημέρα
Το παράδειγμα που σου έγραψα ήταν πολύ απλό για να καταλάβεις την διαδικασία. Δυστυχώς τα πράγματα είναι πιο δύσκολα και σε περιμένει πολύ δουλειά.
Για κάθε υπόδειγμα εγγράφου πρέπει να γραφεί κώδικας και να αντιστοιχισθεί σε κάποιο κουμπί.
Σε κατάσταση σχεδίασης προσθέτεις ένα κουμπί και στο συμβάν "Με το κλίκ" επιλέγεις δόμηση κώδικα. Μπορείς να αντιγράψεις τον κώδικα από το υπάρχον κουμπί και να τον επικολήσεις στο νέο και να τροποποιήσεις τις εγγραφές.
doc.bookmarks("Επίθετο").Select (στην γραμμή αυτή επιλέγεις το όνομα του σελιδοδείκτη που έχεις ορίσει στο πρότυπο)
objWord.Selection.TypeText Me.[Επίθετο] (στην γραμμή αυτή επιλέγεις το όνομα του πεδίου της βάσης σου που περιέχει τα δεδομένα που θες να φορτωθούν στην θέση του σελιδοδείκτη)
On Error Resume Next ( Η γραμμή αυτή δηλώνει στον κώδικα να αγνοεί τα σφάλματα. Σφάλμα προκαλείται όταν δεν υπάρχει ο σελιδοδείκτης ή αν το πεδίο με τα δεδομένα είναι κενό.) Αν συμπληρώσεις όλα τα πεδία στην βάση μπορείς να το σβήσεις για να σιγουρευτείς ότι έχεις τοποθετήσει όλους τους σελιδοδείκτες.
Δεν ξέρω αν τυπώνεις μαζί δύο η περισσότερα έγγραφα, αν ναι μπορείς να τα τοποθετήσεις στο ίδιο πρότυπο. Βέβαια ακόμη και στο ένα έγγραφο κάποια πεδία επαναλαμβάνονται, όπως θα είδες και στο παράδειγμα οπότε στους σελιδοδείκτες θα πρέπει να βάζεις το ίδιο όνομα με αριθμό στο τέλος πχ Ημερομηνία, Ημερομηνία1, Ημερομηνία2 κλπ Στον κώδικα θα πρέπει να προσθέσεις επιπλέον πεδία όπως στο παράδειγμα. Από όσο είδα στον πίνακά σου έχεις 111 πεδία, όπως προείπα σε προηγούμενο μήνυμα τα κενά και οι κάθετοι στα ονόματα των πεδίων δημιουργούν προβλήματα. Καλό θα ήταν στην παρούσα φάση να αντικαταστήσεις τα ονόματα των πεδίων βάζοντας underscore ( _ ) όπου έχεις κενά, καθέτους παύλες κλπ.
Αφού αλλάξεις τα ονόματα των πεδίων, σε ένα αρχείο WORD μπορείς να φτιάξεις κώδικα για όλα τα πεδία τον οποίο θα επικολείς στον κώδικα κάθε κουμπιού και θα σβήνεις όσες γραμμές δεν υπάρχουν στο συγκεκριμένο πρότυπο ενώ θα προσθέτεις κώδικα για όσα πεδία επαναλαμβάνονται στο πρότυπο.
Τα ίδια ονόματα των πεδίων θα χρησιμοποιήσεις και για ονόματα των σελιδοδεικτών.
Από ότι είπες από την βάση σου εκτυπώνονται 30 διαφορετικά έγγραφα οπότε απαιτείται πολύ δουλειά για μπούν σελιδοδείκτες σε όλα, ο κώδικας είναι το λιγότερο πρόβλημα. Επιμένω πως πρέπει να τροποποιήσεις τα ονόματα των πεδίων στην παρούσα φάση γιατί αργότερα η κατάσταση θα γίνει πιο πολύπλοκη.
Όταν ολοκληρώσεις την δουλειά θα συνδέσεις τον πίνακα από την βάση που έχεις τις εγγραφές σου και με ένα ερώτημα προσάρτησης, όπου θα αντιστοιχίσεις τα πεδία με τα νεα, θα μεταφέρεις τις εγγραφές στον νέο πίνακα.
Για να μην σε κουράσω άλλο ξεκίνα το και είμαστε εδώ για να σε βοηθήσουμε σε όποια φάση κολήσεις.
Δεν ξέρω αν με κάποια συνάρτηση μπορούμε να περιορίσουμε την διαδικασία. Πιο πολύ με προβληματίζουν οι επαναλαμβανόμενες εγγραφές στους σελιδοδείκτες και δεν έχω εικόνα των υπόλοιπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται καθώς και εάν εκτυπώνονται μαζί περισσότερα του ενός.
ΥΓ
Τα κουμπιά για την εκτύπωση των εγγράφων μπορείς να τοποθετήσεις στις καρτέλες όπου συμπληρώνεις τα στοιχεία του κάθε σταδίου της διαδικασίας.

[dratsaki]

Καλημέρα Στέλιο.
Από την πρώτη ανάγνωση, νομίζω το καταλαβαίνω, τώρα στο μέλλον θα δείξει.
Όντως έχω περί τα 20 έγγραφα και πολλά είναι διπλά και τριπλά αυτό που σκέφτομαι να κάνω τώρα είναι:
Να αλλάξω τα πεδία στην βάση.
Να κάνω τα έγγραφα όλα μονά για απλοποίηση τα είχα … & τριπλά (ΔΥ αναφορά, αποστολή εγγράφου, έγγραφο) για να μην το ανοίγω τρεις φορές με το mail merge και μετά να ψάχνω το ΧΠΕ ξεχωριστά για το κάθε ένα, ήθελα τριπλάσιο χρόνο, τώρα όμως που καταργείται το ψάξιμο ίσως να είναι καλύτερα (μάλλον από την εκτύπωση θα εξαρτηθεί, όταν εκτυπώνεται μονό θα το βάλω ξεχωριστά και όταν εκτυπώνονται και τα δυο μαζί θα τα βάλω μαζί).
Μην σε ζαλίζω μ’ αυτά.
¨¨Όταν ολοκληρώσεις την δουλειά θα συνδέσεις τον πίνακα από την βάση που έχεις τις εγγραφές σου και με ένα ερώτημα προσάρτησης, όπου θα αντιστοιχίσεις τα πεδία με τα νεα, θα μεταφέρεις τις εγγραφές στον νέο πίνακα.¨¨ Αυτό που μου λές είναι υποχρεωτικό ή για να κάνω ένα άλλο πίνακα και να δουλέυει η Βάση ταυτόχρονα ?? Γιατί δεν το κατάλαβα. Αν ξεκινήσω πάνω στον ήδη υπάρχοντα πίνακα να αλλάξω τα ονόματα των πεδίων, υπάρχει κάποιο πρόβλημα ?

Αν κολλήσω θα ζητήσω Ξανά την βοήθεια σας.

Ευχαριστώ .

[sarafis]

Αρχική Δημοσίευση από dratsaki

Αυτό που μου λές είναι υποχρεωτικό ή για να κάνω ένα άλλο πίνακα και να δουλέυει η Βάση ταυτόχρονα ??

Φυσικά και δεν είναι υποχρεωτικό, το ανέφερα λόγω του ότι είπες πως η βάση δουλεύει συνεχόμενα και για να τροποποιήσεις πεδία του πίνακα πρέπει να έχεις αποκλειστική πρόσβαση.

[Χρήστος]

Παρακολουθώ το θέμα σας και θα ήθελα να κάνω μια ερώτηση.
Ότι λέμε ισχύει μόνο για 1 εγγραφή;
Μπορεί να δημιουργηθεί με την αναφερόμνη μεθοδολογία ένα έγγραφο με πολλές σελίδες; Τόσες σελίδες όσες και οι εγγραφές;

[sarafis]

Χρήστο καλησπέρα.
Εκτιμώ πως όχι.
Μπορεί να δημιουργηθεί ένα έγγραφο με πολλές σελίδες που θα περιέχει όμως στοιχεία μιας εγγραφής
Μπορεί να δημιουργηθεί ένα έγγραφο (Ανεξαρτήτως σελίδων) που να περιέχει στοιχεία μιας εγγραφής και στοιχεία πολλών εγγραφών ενός δευτερέυοντα συνδεδεμένου πίνακα. (πχ Παραγγελία και στοιχεία αυτής (Μία εγγραφή) καθώς και Προιόντα,ποσότητες και τιμές (πολλές εγγραφές)).

Γιώργο μπορείς να χρησιμοποιήσεις την παρακάτω εντολή ώστε να μην είσαι δεσμευμένος στην θέση C:\share002 πχ σε περίπτωση που η βάση θα χρησιμοποιηθεί σε περιβάλον δικτύου από περισσότερα του ενός άτομα. Οπότε δεν θα χρειάζεται να αντιγράφουν όλοι τα πρότυπα τοπικά με όσα μειονεκτήματα αυτό συνεπάγεται.(πχ τροποποίηση προτύπων κλπ)
strTemplateName = [CurrentProject].[Path] & "\Templates\Το όνομα Προτύπου.dot"

[dratsaki]

Γεια σας και πάλι.
Γεια σου Στέλιο .
Εγώ χρησιμοποιώ αυτή την μέθοδο βγαίνουν όσες σελίδες διαφορετικές θέλεις ή όσες θες συνεχόμενες στο ίδιο έγγραφο (πχ . εμένα η ΔΥ είναι μονή και το έγγραφο με την αποστολή του δύο σελίδες) δεν υπάρχει περιορισμός στο πόσες σελίδες, αρκεί να κάνουμε αυτό που μου είπε ο Στέλιος κάθε επόμενος ΟΜΟΙΟΣ σελιδοδείκτης στο έγγραφο να παίρνει αύξοντα αριθμό, ονομα, ονομα1, ονομα2 ,κτλ.
Αν θέλετε πολλές εγγραφές από την βάση ή και όλες μαζί, ο ποιό απλός και γρήγορος τρόπος είναι με το mail merge που είχα κάνει . Αυτός ο τρόπος δεν θέλει τον προαναφερθέντα για τους σελιδοδείκτες αύξοντα αριθμό στο πεδίο, το πεδίο επαναλαμβάνεται κατά κόρον χωρίς πρόβλημα. Το πρόβλημα είναι στις πολλές εγγραφές στις 1700 περίπου κάνει (μέσω δικτύου ) 7-8΄΄ . Από ένα κομπιούτερ χωρίς δίκτυο είναι πολύ καλύτερα (και σ’αυτή την περίπτωση όλα είναι μια φορά ΄΄share002΄΄ στο οικιακό δίκτυο)
Στέλιο αυτό που μου λες με τα πρότυπα δεν είναι πρόβλημα, ενοώ με το mail merge γιατί τα αρχεία και την βάση την έχω σε ένα κομπιούτερ με οικιακό δίκτυο συνδεμένο με άλλα τέσσερα έτσι όλα τα έγραφα και τα πρότυπα είναι εκεί μια φορά και εκεί πάνω δουλεύουμε χωρίς πρόβλημα. Το δικό μου κάνει τακτικά αντίγραφα της βάσης.
Επίσης δεν σου κρύβω ότι έτσι που την έχω σχεδιάσει, μπορεί να επαναλαμβάνει όμοια πεδία (πρόβλημα για την βάση), αλλά δεν χρειάζεται τίποτα σώσιμο το έγγραφο ξανατυπώνεται κατευθείαν από την βάση (το έχω χρειαστεί αρκετές φορές).
Βέβαια ο τρόπος που μου έδωσες για αυτόματο σώσιμο είναι πολύ καλός. Τον θέλω ειδικά στις καταγγελίες που δεν είναι όμοιο το κείμενο.
Κανένα νεότερο με το dd/mm/yyyy στο έγγραφο?
Ευχαριστώ.

[dratsaki]

Γεια σου Χρήστο τον οδηγό της συγχώνευσης mail merge εγώ τον ξεκινώ από την βάση δεδομένων (με επιλεγμένο τον πίνακα ΄΄ αρνητικό γιατί δέχεται ένα πίνακα στο κάθε έγγραφο΄΄) και του δείχνω το έγγραφο στο δίκτυο. Προσοχή αν αλλάξεις οτιδήποτε στο δίκτυο (κωδικούς χρήστη work group κτλ. ή στο τίτλο του εγγράφου χάνεται η σύνδεση και θέλουν ξανά όλα τα έγγραφα μέσω του οδηγού. Ευτυχώς είμαι στα τελειώματα του νέου τρόπου με τον Κώδικα.

[dratsaki]

Στέλιο αυτό που μου λες με τα πρότυπα δεν είναι πρόβλημα, (ενοώ με το mail merge) γιατί τα αρχεία και την βάση την έχω σε ένα κομπιούτερ με οικιακό δίκτυο συνδεμένο με άλλα τέσσερα έτσι όλα τα έγραφα και τα πρότυπα είναι εκεί μια φορά και εκεί πάνω δουλεύουμε χωρίς πρόβλημα.

Το κατάλαβα! τώρα με το κώδικα δεν γίνεται θέλει τα πρότυπα στο καθένα ξεχωριστά
ή να βάλω τον κώδικα.

Ευχαριστώ