Αποφυγή καταχώρησης επίσκεψης την ίδια χρονική περίοδο
 

χαίρετε,

στο επισυναπτόμενο αρχείο (example) προσπαθώ να αποφύγω τη κατάσταση της καταχώρησης του ίδιου συμβούλου (στήλη Α) την ίδια χρονική στιγμή (έναρξη-λήξη της επίσκεψης και ημερομηνία επίσκεψης) σε 2 διαφορετικά μέρη.
Στη στήλη I εξηγώ τι θα ήθελα.
Έχουμε ξαναδεί παρόμοια θέματα αλλά δυστυχώς δε κατάφερα να επιλύσω το θέμα.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων
Δημήτρης,

Καλησπέρα και καλό μήνα Δημήτρη,

Έλεγξε αν το συνημμένο αρχείο είναι σωστό. Οι κίτρινες επισκέψεις παρεμβάλονται μεταξύ τους, οπότε οι ώρες τους χρειάζονται έλεγχο.

Η λογική που ακολουθώ, διόρθωσέ με αν κάνω λάθος, είναι να ελέγχω αν οι ώρες έναρξης και λήψης των επισκέψεων του 1ου ΠΑΡΑΔΟΤΕΟΥ είναι μεταξύ στα διαστήματα του 2ου ΠΑΡΑΔΟΤΕΟΥ. Όμοια, αν οι ώρες έναρξης και λήψης του 2ου μπλέκονται με τα διαστήματα του 1ου.

Αυτό σημαίνει πως κάθε πίνακας (1ου & 2ου) έχει τη δικιά του μορφοποίηση και κιτρινίζεται ανάλογα η κάθε επίσκεψη της ίδιας ημέρας.

καλημέρα και καλό μήνα,

σ' ευχαριστώ πολύ για άλλη μια φορά, είναι αυτό που ήθελα!

Δημήτρης

...(συνέχεια)...Αποφυγή καταχώρησης επίσκεψης την ίδια χρονική περίοδο
 

καλησπέρα στο forum,

παλαιότερα με τη βοήθειά σας φτιάξαμε κανόνες μορφοποίησης (υπό όρους) ώστε να αποφεύγονται οι καταχωρήσεις ΕΠΙΣΚΕΨΕΩΝ (=ίδια ημερομηνία και επικαλυπτόμενες ώρες έναρξης και λήξης επισκέψεων) του ίδιου συμβούλου (στήλη D) την ίδια περίοδο (βλέπε επισυναπτόμενο αρχείο). Στη πορεία διαπίστωσα ότι οι κανόνες μορφοποίησης δεν "ψαρεύουν" περιπτώσεις όπου η περίοδος μιας επίσκεψης ενός παραδοτέου (1ο, 2ο, 3ο) είναι μικρότερη και "εσωκλείεται" μιας άλλης επίσκεψης ενός άλλου παραδοτέου.
Για παράδειγμα στη γραμμή 19 η επίσκεψη είναι στις 13/2/2024 από 9:30 έως και 10:30 (1ο παραδοτέο, στήλες M,N,O). Την ίδια ημερομηνία υπάρχει επίσκεψη του ίδιου συμβούλου (στη γραμμή 21) στις 13/2/2024 από 9:00 ώς και 11:00 (2ο παραδοτέο, στήλες U,V,W). Παρόλο που η μορφοποίηση αλλάζει στη γραμμή 19, δεν συμβαίνει το ίδιο με τη γραμμή 21.
Παρόμοια στη γραμμή 24 η επίσκεψη είναι στις 18/3/2024 από 9:30 έως και 10:45 (2ο παραδοτέο, στήλες U,V,W). Την ίδια ημερομηνία υπάρχει επίσκεψη του ίδιου συμβούλου (στη γραμμή 23) στις 18/3/2024 από 9:00 έως και τις 11:00 (1ο παραδοτέο, στήλες M,N,O). Παρόλο που η μορφοποίηση αλλάζει στη γραμμή 24, δεν συμβαίνει το ίδιο με τη γραμμή 23).
Μπορεί να βελτιωθεί ο ήδη υπάρχων κανόνας μπορφοποίησης ώστε να αλλάζουν χρώμα και οι παραπάνω περιπτώσεις (ή να υπάρξει κάποιος καινούργιος κανόνας μορφοποίησης που να "ψαρεύει" τις παραπάνω περιπτώσεις);

Ευχαριστώ εκ των προτέρων

Δημήτηρης

Καλησπέρα Δημήτρη,

Δοκίμασε το συνημμένο αρχείο με τους ενημερώμενους τύπους.

Οι 3 τελευταίες στήλες (1ο, 2ο, 3ο) περιέχουν τους τύπους των μορφοποιήσεων (κίτρινα κελιά), όπου μπορείς να τις σβήσεις. Τα αληθή κελιά (True) είναι τα κίτρινα, αν θέλεις να τα φιλτράρεις.

Τα πράσινα κελιά ήταν χρωματισμένα στο δικό σου αρχείο, οπότε αν χρειάζεσαι και γι' αυτά κάποιο τύπο, με ενημερώνεις.

Έχω σβήσει τις υπόλοιπες μορφοποιήσεις για να μη "βαρένει" πολύ το αρχείο.

Σημείωση: Έγινε συγχώνευση των δύο θεμάτων.

Μορφοποίηση (συνέχεια) ...
 

καλησπέρα,
σ' ευχαριστώ πολυ! Αυτό έψαχνα. Αν γίνεται όμως μία μικρή βελτίωση:
Γενικά όταν συμπίπτουν οι ώρες έναρξης παραδοτέων με ώρες λήξης άλλων (και του ίδιου παραδοτέου) να κιτρινίζουν όλες οι συμπτώσεις.
Όταν συμπίπτει η ώρα λήξης του 1ου παραδοτέου (πχ 9-11) με την ώρα έναρξης του 2ου (πχ 11-13) ή 3ου (το ίδιο) να κιτρινίζει και σε αυτές τις περιπτωσεις (και στο 1ο παραδοτέο και στο 2ο ή 3ο).
Επίσης όταν συμπίπτει η ώρα λήξης του 2ου παραδοτέου (πχ 9-11) με την ώρα έναρξης του 1ου (πχ 11-13) ή 3ου (το ίδιο) να κιτρινίζει και σε αυτές τις περιπτωσεις (και στο 2ο παραδοτέο και στο 1ο ή 3ο).
Αντίστοιχα όταν συμπιπτει η ώρα λήξης του 3ου παραδοτέου (πχ 9-11) με την ώρα έναρξης του 1ου (πχ 11-13) ή 2ου (το ίδιο) να κιτρινίζει και σε αυτές τις περιπτωσεις (και στο 3ο παραδοτέο και στο 1ο ή 2ο).
Δηλαδή στο επισυναπτόμενο αρχείο που μου έστειλες (επισυνάπτω V2 για κατανόηση) στη γραμμή 7 η ώρα λήξης του 1ου Π είναι 11:00. Ίδια ώρα έχει και η έναρξη του 2ου (11:00). Θα ήθελα αν γίνεται να κιτρινίζουν λόγω της σύμπτωσης. Το ίδιο και με τη λήξη του 2ου (13:00), η οποία είναι ίδια με την έναρξη του 3ου θα ήθελα να κιτρινίζουν και το 2ο και το 3ο.
Στη γραμμή 8 η ώρα λήξης του 3ου είναι ίδια με την έναρξη του 2ου της γραμμής 9 (11:00), όπως επίσης η λήξη του 2ου Π της γραμμής 9 είναι ίδια με την έναρξη του 1ου της γραμμής 10 (13:00). Θα ήθελα να κιτρινίζουν και αυτά.

Τέλος, στη γραμμή 28 η λήξη του 1ου Π είναι ίδια με την έναρξη του 1ου στη γραμμή 29 (11:00), για τον ίδιο πάντα σύμβουλο. Θα ήθελα και εδώ να κιτρινίζουν τα κελιά και της γραμμής 28 και της 29.

Ελπίζω να μην σε μπέδεψα,

ευχαριστώ εκ των προτέρων!

Καλησπέρα Δημήτρη,

Έλεγξε το συνημμένο αρχείο αν σε καλύπτει.

Η πρώτη στήλη Α/Α χρησιμοποιείται ως μοναδικό κλειδί για τις εγγραφές με το αχνό πράσινο, όπου συμπίπτουν οι ώρες έναρξης/λήξης μέσα στα ίδια παραδοτέα.

Οι πράσινες εγγραφές είναι όταν συμπίπτουν οι ώρες έναρξης/λήξης σε διαφορετικά παραδοτέα.

Τα κόκκινα κελιά τα χρωμάτισα για να τα ελέγξεις, γιατί στο προηγούμενό σου αρχείο ήταν χρωματισμένα.

καλημέρα Χρήστο,

σχετικά με τα χρωματισμένα (κόκκινα) κελιά δεν είναι κάτι, απλά (μάλλον) πειραματίζομαι σε διάφορα πράγματα. Το αρχείο που στέλνω δεν είναι το μητρικό.
Από το τεστάριμα που έκανα στο αρχείο που επισύναψες, φαίνεται ότι "ψαρεύει" όλες τις περιπτώσεις επικαλύψεων εκτός της περίπτωσης χρονικής επικάλυψης εντός του ίδιου παραδοτέου Π (όταν δεν συμπίπτουν οι ώρες έναρξης και λήξης).
Για παράδειγμα στο επισυναπτόμενο V3 στο 1ο Π στις γραμμές 31 και 32 υπάρχει επικάλυψη και δεν χρωματίζεται. Το ίδιο και στο 2ο Π γραμμές 32 και 34 (το ίδιο συμβάινει και στο 3 Π).

Επιπλέον δεν καταλαβαίνω γιατί πρασινίζει το κελί I31 ή το Y5.

Σ' ευχαριστώ πολύ για το χρόνο σου!
Δημήτρης

Καλημέρα και καλή εβδομάδα Δημήτρη,

Πρέπει να φτιάξω μορφοποίηση και για τις επικαλύψεις εντός του ίδιου παραδοτέου, οπότε λογικό να μην χρωματίζονται. Σήμερα θα το προσπαθήσω και ίσως να "συμμαζέψω" κάπως τους τύπους (πιθανόν με SUMPRODUCT) για μεγαλύτερη ευκολία στην ανάγνωσή τους.

Τα Ι31 και Υ5 λογικά είναι πράσινα λόγω χειροκίνητου χρωματισμού όπως τα κόκκινα, αν εννοείς αυτό. Οι μορφοποιήσεις χρωματίζουν τέσσερα κελιά και όχι λιγότερα σε μια γραμμή. Αν σβήσεις τις μορφοποιήσεις, ο χρωματισμός τους παραμένει.

Καλημέρα και Χρόνια πολλά Δημήτρη,

Δοκίμασε το συνημμένο αν καλύπτει όλες τις περιπτώσεις που χρειάζεσαι.

Τα κίτρινα κελιά αφορούν την επικάλυψη επισκέψεων σε διαφορετικά παραδοτέα.

Τα πράσινα κελία όταν συμπίπτει η έναρξη/λήξη επισκέψεων μεταξύ διαφορετικών παραδοτέων.

Τέλος, τα πορτοκαλί αφορούν τα ίδια παραδοτέα όταν υπάρχει επικάλυψη επισκέψεων ή η έναρξη με τη λήξη είναι ίδιες.

Οι στήλες AD:AL μπορούν να διαγραφούν ενώ έχω κάνει απόκρυψη στις εργασίες γραφείου.

καλησπέρα Χρήστο,

έκανα αρκετά τεστ και φάίνεται να λειτουργεί άψογα!!!
Σ' ευχαριστώ πάρα πολύ.
Δημήτρης

αποφυγή επικάλυψεων επισκέψεων (συνέχεια)
 

καλημέρα Χρήστο,

η λύση που μου πρότεινες λειτουργεί.
Μετέφερα τα δεδομένα στο μητρικό αρχείο και λειτούργησε και εκεί. "Σπάω" όμως το κεφάλι μου να καταλάβω γιατί όταν μεταφέρω τα δεδομένα (που λειτουργούν στη 1η) από τη 1η συμβουλή στη 2η συμβουλή (στήλες CH έως DG πιο δεξιά), από τους 3 κανόνες δεν λειτουργεί ο κανόνας ΕΠΙΚΑΛΥΨΗ ΕΠΙΣΚΕΨΕΩΝ ή ΣΥΜΠΤΩΣΗ ΈΝΑΡΞΗΣ/ΛΗΞΗΣ ΣΤΟ ΊΔΙΟ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ (έχω ζητήσει να χρωματίζεται με μπλε ανοιχτό).
Όρισα ανάλογα ονόματα για τα δεδομένα της 2η συμβουλής (έβαλα _2 για να δηλώσω τη 2η συμβουλή, πχ ΈΝΑΡΞΗ_1_2, ΛΗΞΗ_1_2, ΗΜΕΡ_1_2 για το 1ο παραδοτέο της 2ης συμβουλής. ΈΝΑΡΞΗ_2_2, ΛΗΞΗ_2_2, ΗΜΕΡ_2_2 για το 2ο παραδοτέο της 2ης συμβουλής κοκ). Όρισα ακόμα και τον ΣΥΜΒΟΥΛΟ_2 για τη 2η συμβουλή (μάλλον δεν χρειάζονταν γιατί ο σύμβουλος της 1ης συμβουλής πρέπει να είναι υποχρεωτικά ο ίδιος και στην 2η συμβουλή (και τελευταία, ευτυχώς δεν θα υπάρξει άλλη συμβουλή)). Δε μπορώ να καταλάβω που είναι το λάθος και δεν χρωματίζονται μπλε τα κελιά των γραμμών 5 και 8 (CJ:CL, CS:CU, DB:DD). Μήπως σχετίζεται με τη στήλη Α (η οποία δεν συμμετέχει στους άλλους 2 κανόνες);

Εκτός του άνωθεν, θα τολμήσω να ζητήσω αν γίνεται να γίνουν και κανόνες για να χρωματίζονται οι επισκέψεις (ΕΠΙΚΑΛΥΨΗ ΕΠΙΣΚΕΨΕΩΝ μεταξύ παραδοτέων, ΣΥΜΠΤΩΣΗ ΈΝΑΡΞΗΣ ή ΛΗΞΗΣ ΕΠΙΣΚΕΨΗΣ ΜΕΤΑΞΥ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΔΟΤΕΩΝ) μεταξύ των 2 συμβουλών (με ένα χρώμα για όλες τις επικαλύψεις μεταξύ των 2 συμβουλών):
1ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 1ο παραδοτέο της 2ης,
1ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 2ο παραδοτέο της 2ης,
1ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 3ο παραδοτέο της 2ης,
2ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 1ο παραδοτέο της 2ης,
2ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 2ο παραδοτέο της 2ης,
2ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 3ο παραδοτέο της 2ης,
3ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 1ο παραδοτέο της 2ης,
3ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 2ο παραδοτέο της 2ης,
3ο παραδοτέο 1ης συμβουλής με 3ο παραδοτέο της 2ης,

1ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 1ο παραδοτέο της 1ης,
1ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 2ο παραδοτέο της 1ης,
1ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 3ο παραδοτέο της 1ης,
2ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 1ο παραδοτέο της 1ης,
2ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 2ο παραδοτέο της 1ης,
2ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 3ο παραδοτέο της 1ης,
3ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 1ο παραδοτέο της 1ης,
3ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 2ο παραδοτέο της 1ης,
3ο παραδοτέο 2ης συμβουλής με το 3ο παραδοτέο της 1ης,

Ειλικρινά προσπάθησα αλλά χάθηκα (δεν κατάφερα να κάνω ούτε ένα). Δεν έχω κατανοήσει τους τύπους.
Ειδικά για το 2ο ζητούμενο δεν περιμένω απόκριση (αντιλαμβάνομαι ότι αν είναι εφικτό να γίνει, χρειάζεται πολύ κόπο). Δεν περίμενα να εξελιχθεί σε τόσο ογκώδη διαδικασία.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων!
Δημήτρης

Καλησπέρα Δημήτρη,

Όπως σωστά το διαπίστωσες, οι τύποι αρχίζουν να γίνονται αρκετά πολύπλοκοι και δυσνόητοι. Επίσης, τόσες πολλές μορφοποιήσεις δυσκολεύουν και καθυστερούν το έργο με κίνδυνο να υπάρχει ενδεχόμενο λάθος στις επικαλύψεις.

Μια απλή λύση είναι η χρήση του ημερολογίου του Outlook.

Αν όμως θες να παραμείνεις στο Excel, θα σου πρότεινα να κρατούσες για κάθε σύμβουλο ξεχωριστό φύλλο, όπου στην πρώτη γραμμή θα έχεις τις ώρες (08:00, 08:15, 08:30 κ.ο.κ) και στην πρώτη στήλη τις ημέρες. Ύστερα με ένα κουμπί θα συμπληρώνονται από τον πίνακα (1η Συμβουλή) τα αντίστοιχα κελιά των επισκέψεων και έτσι θα έχεις καλύτερη εικόνα πότε επικαλύπτονται οι επισκέψεις. Ίσως όταν υπάρχει επικάλυψη, να εμφανίζεται μήνυμα και να μην προχωράει η διαδικασία μέχρι να γίνει η διόρθωση.

Τα παραπάνω είναι γρήγορες σκέψεις, οπότε αν θα σε βόλευε κάτι τέτοιο, ενημέρωσέ με να ξεκινήσω ένα δείγμα, όπου θα πρέπει να ανεβάσεις το τελικό αρχείο πάνω στο οποίο θα λειτουργήσει ο κώδικας.

Καλημέρα Δημήτρη,

Χθες έκανα ένα γρήγορο δείγμα της σκέψης που ανέφερα και την παραθέτω για να καταλάβεις πως θα μπορούσε να λειτουργούσε ένα ημερολόγιο στο Excel.

Έφτιαξα τα φύλλα ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ και ΓΚΑΤΣΗΣ Δ.

Στο ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ καταχωρείς τις ημερομηνίες με τις ώρες. Στο φύλλο του συμβούλου πατάς ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ και επισημαίνονται στο "ημερολόγιο" τα διαστήματα.

Οι επικαλύψεις φαίνονται σχετικά εύκολα από τις γραμμές, αφού το ύψος τους θα είναι μεγαλύτερο από τις υπόλοιπες, γιατί περιέχουν περισσότερες από μία επισκέψεις.

π.χ. 1_1 σημαίνει 1 Παραδοτέο (1 Συμβουλή), 2_2 σημαίνει 2 Παραδοτέο (2 Συμβουλή) κ.ο.κ.

Σ' ευχαριστώ πολύ για άλλη μια φορά,

Δημήτρης

Καλημέρα σε όλους!

Με διάθεση για χιούμορ θα χρησιμοποιήσω τη φράση του Θανάση (gr8styl) : Μην προσπαθείς να τεμαχίσεις έναν ελέφαντα με έναν ελβετικό σουγιά!

Φίλε Δημήτρη, πολύ ωραία ιδέα το timeline για τις επισκέψεις, αλλά αν θέλεις πραγματικά να έχεις ευελιξία, έλεγχο και συνεργασία με την ομάδα σου, προτείνω να χρησιμοποιήσεις τα ημερολόγια του Outlook (ή Outlook Online).

Γιατί Outlook;

• Ελέγχει αυτόματα για conflicts (διπλοκρατήσεις)
  
• Ενημερώνει όλους αυτόματα αν αλλάξει κάτι
  
• Δυνατότητα κοινής χρήσης μεταξύ συναδέλφων
  
• Προβολή από παντού (web & κινητά)
  
• Καταγραφή σχολίων, τοποθεσιών, στοιχείων πελατών

Μπορείς να δημιουργήσεις ξεχωριστό ημερολόγιο για κάθε εργαζόμενο ή τύπο επίσκεψης:

Πώς να δημιουργήσεις νέο ημερολόγιο:

Σε Outlook Desktop:

Πήγαινε Ημερολόγιο

Δεξί κλικ στα «Τα Ημερολόγια μου» → Δημιουργία νέου ημερολογίου


Μπορείς επίσης να τα μοιραστείς με την ομάδα, ώστε να βλέπουν ή να επεξεργάζονται ότι χρειάζεται — και όλα να ενημερώνονται αυτόματα.

Αν χρειαστείς βοήθεια με τα δικαιώματα ή την προβολή ημερολογίων μαζί, πες μας και σε καθοδηγούμε.

Καλή επιτυχία!

Τάσος