[Γενικά] Εύρεση τελευταίας καταχώρισης

[jockey17]

Καλησπέρα Γιώργο.
Στο προτεινόμενο σου αρχείο εξυπηρετεί επίσης ο χρωματισμός της τελευταίας καταχώρισης εκάστου εγγράφου. Κατανοώ το σκεπτικό σου και σαφώς είναι καλύτερα να περιορίζεται όσο το δυνατό γίνεται η καταχώριση.
Για να καταλάβω όμως καλύτερα, σύμφωνα με το σκεπτικό σου ποιος είναι (ποιο τμήμα) είναι αυτό που θα κάνει την καταχώριση; Αυτό που δίνει θα επιλέξει στη μία και μόνη στήλη το τμήμα στο οποίο θα παραδώσει ή αυτό που λαμβάνει θα επιλέξει να καταχωρίσει το τμήμα από το οποίο το έλαβε;
Θα μου πεις αυτό είναι οργανωτικό θέμα. Όμως σε αυτό που παραθέτεις ως προβληματισμό να πω μόνο το εξής. Αποφανθήκαμε ότι την καταχώριση στο πρωτόκολλο θα πρέπει να την κάνει το τμήμα που παραδίδει για δύο λόγους:
Α) Επειδή καταχωρώντας «ξεχρεώνει» ας το πούμε έτσι τον εαυτό του, κι έτσι έχει ένα κίνητρο παραπάνω να μη ξεχάσει να προβεί στην καταχώριση της κίνησης αυτής, επειδή έως σήμερα πολλές καταχωρίσεις μας λείπουν αφού πολύ ανθρώπινα ξεχνιότανε.
Β) Αυτός που παραλαμβάνει και ειδικά το τμήμα ελέγχου, όταν του προσκομίζεται ένας πάκος με έγγραφα, εκείνη τη στιγμή δουλεύει πάνω στον έλεγχο κάποιου άλλου εγγράφου και δεν θέλει να διακόψει τη δουλειά του για να κάνει την καταχώριση, ενώ ο άλλος έχει ολοκληρώσει την εργασία του και επομένως μπορεί να προβεί και άμεσα στην καταχώριση της επικείμενης παράδοσης.
Οπότε σύμφωνα με τα παραπάνω και υποθέτοντας ότι έχουμε μόνο μία στήλη στην οποία καταχωρεί αυτός που παραδίδει, θα επιλέγει το τμήμα στο οποίο πρόκειται να παραδώσει. Αυτό που λες ότι βρίσκοντας χρονικά την αμέσως προηγούμενη καταχώριση έχουμε αυτόματα το αμέσως προηγούμενο τμήμα που το είχε, μου είναι κατανοητό, αλλά δυσκολεύομαι να το φανταστώ πως γίνεται στην πράξη αυτό. Δηλαδή πέρα από τη μέγιστη ή ελάχιστη ημερομηνία (χρησιμοποιώντας max / min) πως βρίσκεις την αμέσως προηγούμενη; Μήπως με χρήση σύνθετων συναρτήσεων «βαρύνει» το αρχείο;
Επίσης δεν κατάλαβα και πολύ καλά στους ορισμούς ονομάτων τα εξής:
=Protocoll!$B$3:INDEX(Protocoll!$B:$B;COUNTA(Proto coll!$A:$A))
=Protocoll!$A$3:INDEX(Protocoll!$A:$A;COUNTA(Proto coll!$A:$A))
(λέμε δηλαδή π.χ. Β3: έως ….τι επιστρέφει δηλ. η Index και γιατί όχι μόνο Counta, η οποία παρεμπιπτόντως της λείπει μία γραμμή για να καλύψει όλη την περιοχή)

Σε ευχαριστώ για το χρόνο σου.

Φιλικά
Δημήτρης

[kapetang]

Καλησπέρα

Δημήτρη:

1) Καταχωρείται πάντα το Τμήμα που παραλαμβάνει το έγγραφο και η χρονική στιγμή της παραλαβής.

Το καλύτερο είναι η καταχώρηση να γίνεται τη στιγμή της παράδοσης και από τα δύο μέλη.

2) Μπορούμε εύκολα να βρούμε την προηγούμενη μιας ημερομηνίας, αν ταξινομήσουμε τις ημερομηνίες.

Υπάρχουν όμως και συναρτήσεις, όπως για παράδειγμα η LARGE()

3) Όταν γράφουμε A1:C10 ορίζουμε μια ορθογώνια περιοχή με πάνω αριστερά κορυφή το κελί A1 και κάτω δεξιά το κελί C10.

Αυτό κάνουν και οι τύποι που ορίζουν τα ονόματα. Η INDEX ορίζει το κάτω δεξιό κελί.

Έχεις δίκιο ότι δεν καλύπτεται η τελευταία γραμμή. Το λάθος προήλθε από τη μετακίνηση της λίστας προς τα κάτω για να μπει το κουμπί.

Διόρθωσε τους τύπους προσθέτοντας μετά την CAUNTA το 1

=Protocoll!$A$3:INDEX(Protocoll!$A:$A;COUNTA(Proto coll!$A:$A)+1)

4) Πιθανόν θα το ξέρεις. Η λίστα μπορεί να φιλτραριστεί και ως προς το χρώμα.

Αν επιλέξουμε το κόκκινο θα πάρουμε όλα τα έγγραφα και τα τμήματα που τα έχουν

Φιλικά/Γιώργος

[jockey17]

Γιώργο, σου είναι εύκολο να δώσεις ένα παράδειγμα χωρίς να χρειάζεται ταξινόμηση πως με τη Large θα εντόπιζες την αμέσως προηγούμενη καταχώριση εκάστου εγγράφου;


Σχετικά με την Index
INDEX(array, row_num, [column_num])

Κι έτσι όπως τη χρησιμοποιείς είναι εάν κατάλαβα σωστά ότι παρέλειψες τον ορισμό για το [column_num] και έτσι λαμβάνει εξ’ ορισμού ότι αφορά μόνο μία στήλη;
=Protocoll!$A$3: [ INDEX(Protocoll!$A:$A;COUNTA(Proto coll!$A:$A)+1) ]

Δηλαδή θα μπορούσε να καταχωρηθεί κι έτσι;
=Protocoll!$A$3: [ INDEX(Protocoll!$A:$A;COUNTA(Proto coll!$A:$A)+1 ; 1 ) ]

Φιλικά
Δημήτρης

[kapetang]

Καλησπέρα

Νομίζω κάνεις τη ζωή σου δύσκολη.

Η ταξινόμησε στο Excel και εύκολη είναι και ταχύτατη.

Για τη LARGE:

1) Βάλε στο J3, ένα έγγραφο πχ 101

2) Στο κελί K3 τον τύπο:

=LARGE(tblData[Date]*(tblData[Document Nr]=$J$3);ROWS($J$3:$J3))

Και πάτησε Control, Shift και Enter για να γίνει τύπος πίνακα (εγκλειστεί σε αγκύλες).

3) Αντίγραψε τον τύπο προς τα κάτω όσο χρειάζεται (εμφανίζονται μηδενικά).

4) Μορφοποίησε τους αριθμούς σε ημερομηνία και ώρα (η/μ/εεεε ωω:λλ).

Για την INDEX συμφωνώ.

Φιλικά/Γιώργος

[jockey17]

Ευχαριστώ για την πολύτιμη βοήθεια.
Να είσαι καλά

Φιλικά
Δημήτρης