Χαιρετώ την παρέα .
Παράλειψή μου να μην εξηγήσω λίγο, τα δεδομένα έχουν ως εξής :
Υποχρεωτικά δημιουργούμε ένα φάκελο στο C τον ονομάζουμε share002 εκεί μέσα τοποθετούμε τον φάκελο, arxeia , τον φάκελο TEMPLATES, την access ΑΡΧΕΙΟ ΠΥΡΑΣΦΑΛΕΙΑΣ και είμαστε έτοιμοι για χρήση του αρχείου (υπάρχουν οδηγίες στο αρχείο ΄΄Γενικές οδηγίες Βάσης Δεδομένων΄΄) που λειτουργεί ως εξής.
Κάθε εγγραφή γίνεται μία φορά και όλα τα έγγραφα ΄΄παίρνουν ΄΄ δεδομένα από αυτή, δηλαδή ανάλογα την Νομοθεσία ή το έγγραφο που θέλουμε να εκτυπώσουμε (αναφορά, έγκριση, Πιστοποιητικό ,κτλ.) όλα αποθηκεύονται στην βάση δεδομένων ως έχουν, μπορούμε να αλλάξουμε όμως κάποιες λέξεις σε ειδικά έγγραφα (συχνά στα αρνητικά πρότυπα). Όσα έγγραφα ανοίξουμε αποθηκεύονται αυτόματα στο φάκελο arxeia (γι’ αυτό είναι κενός). Αν κάνουμε αλλαγές στο κείμενο του εγγράφου (πριν εκτυπώσουμε) τότε μας ρωτά για αποθήκευση.
Τι κερδίζουμε;
Γράφοντας μια φορά στοιχεία για μια επιχείρηση, τα οποία τα περισσότερα είναι λίστες και τελειώνουμε ταχύτατα όλα τα σχετικά έγγραφα είναι έτοιμα, (πχ. Γίνεται αίτηση να εγκρίνουμε μια μελέτη και ακολούθως να πάρει πιστοποιητικό με μια εγγραφή τρία πρωτόκολλα και μερικά κλικ , είναι έτοιμα : 1. ΔΥ έγκρισης μελέτης 2. Έγγραφο έγκρισης μελέτης. 3.ΔΥ Χορήγησης Πιστοποιητικού. 4. Αποστολή πιστοποιητικού. 5. Πιστοποιητικό.). Με απόλυτη σιγουριά ότι έχουν αλλάξει όλα τα απαραίτητα (δεν χρειάζεται τσεκάρισμα μήπως ξεχάσαμε να αλλάξουμε κάτι σε κανένα έγγραφο), πριν την βάση δεδομένων ο δαίμων του τυπογραφείου έβαζε το χεράκι του. Για να μην σας κουράζω από αυτό και μόνο φαίνεται η δουλειά να πέφτει στο 1/5 (και στο 1/10 αν μετρήσεις ότι σε ίδια σελίδα κάποια επαναλαμβάνονται) . Τα στοιχεία λοιπόν παραμένουν έτοιμα και ουκ ολίγες φορές στις ανανεώσεις ή αλλαγή ιδιοκτήτη αλλάζουμε μόνο ημερομηνία και πρωτόκολλο ή όνομα αντίστοιχα μείωση 80- 90/100 !.
Παρόμοιος τρόπος και αυτό είναι το ζητούμενο για του πολλούς, μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλα τα έγραφα που επαναλαμβάνονται.
Όλα αυτά χωρίς να αναφέρω ότι παλαιότερα όλα ήταν χειρόγραφα σε βιβλία-αρχείο (άντε να βρείς όνομα σε χιλιάδες εγγραφές να μην το βρίσκεις και μετά από μισή ώρα να σου λέει ο πολίτης κοίτα και αυτό το όνομα ή αυτό ή αυτή την εταιρία!! νομίζω έγινα κατανοητός), ενώ τώρα και τα στατιστικά ακόμα είναι μερικά κλίκ.
Σας ευχαριστώ, πιστεύω να έγιναν κατανοητά.
Συγνώμη, δεν γίνεται να αποθηκευτούν τα πρότυπα έγγραφα σε Office προγενέστερο δεν τα ΄΄ βλέπει ΄΄ η
VBA της access .