Διαχείριση μελανοδοχείων
 

Καλησπέρα σε όλους,

θα ήθελα τις προτάσεις σας στο εξής θέμα:
θέλω σε ένα αρχείο να ελέγχω τις κινήσεις των toner για τους εκτυπωτές μιας εταιρείας.
Η εταιρεία αποτελείται από τμήματα:
πχ:
Λογιστήριο
Αποθήκη
Γραμματεία
Service

Το κάθε τμήμα διαθέτει τον δικό του εκτυπωτή:
πχ:
Λογιστήριο- HP 1160
Αποθήκη- LEXMARK X202N
Γραμματεία- HP 2010
Service- HP 1320

Ο κάθε εκτυπωτής διαθέτει το δικό του δοχείο με συγκερκιμένο αρ.τεμαχίων στην αποθήκη.
πχ:
HP 1160 κωδ δοχείου: Q5949A τεμάχια 9
LEXMARK X202N κωδ δοχείου :X1220 τεμάχια 2
HP 2010 κωδ δοχείου Q2010A τεμαχια 2
HP 1320 κωδ δοχείου Q1320A τεμάχια 5

Τα δοχεία όταν αδειάζουν στέλνονται για αναγόμωση.Θα ήθελα στο αρχείο να καταχωρείται καθημερινά η κίνηση των δοχείων για κάθε τμήμα,να ξέρω τι διαθέσιμο υπόλοιπο έχω,καθώς και να μπορώ πχ τέλος κάθε μήνα να παρουσιάζω μια συγκεντρωτική αναφορά.Να ξέρω δηλ κάθε τμήμα πόσα μελάνια κατανάλωσε.


Σας ευχαριστώ πολύ,
Ζαχαρίας

Καλησπέρα Ζαχαρία!

Η πρόταση μου:

Η Excel είναι ένα υπολογιστικό εργαλείο και ως ένα βαθμό μπορεί να χρησιμοποιηθεί
ως εφαρμογή για μια απλή βάση δεδομένων.

Δεν ενδεικνύεται για σχεσιακές βάσεις δεδομένων (δηλαδή αυτό που ζητάς).

Κανονικά το ζητούμενο σου θα πρέπει να γίνει με Microsoft Access από όπου θα μπορείς με μεγάλη ευκολία να διαχειρίζεσαι τα δεδομένα σου.

Φιλικά

Τάσος

Καλησπέρα Τάσο,

ευχαριστώ για την απάντηση αλλά δεν θα ήθελα κάτι τόσο εξειδικευμένο αλλά κάτι σχετικά απλό που θα απευθύνεται σε τελείως αρχάριους χρήστες.Για αυτό άλλωστε ζητάω την άποψή σας για αρχείο excel.Δεν γίνεται δηλ σε ένα αρχείο excel να καταχωρεί ο χρήστης την ημερομηνία αν υπάρχει κίνηση δοχείου και από μια λίστα να επιλέγει το τμήμα για το οποίο προορίζεται το δοχείο?Και φαντάζομαι με μια vlookup θα φέρνει και το μοντέλο του εκτυπωτή δίπλα.Θα πληκτρολογεί και τον αριθμό των τεμαχίων(αν και απίθανο 2 την ίδια μέρα,άρα πάντα 1 τη μέρα) και με κάποιο φίλτρο ίσως θα παίρνω το άθροισμα για κάθε τμήμα την ημέρα,το μήνα κτλ.
Απλά επειδή δεν ξέρω ακριβώς τον τρόπο με τον οποίο θα ξεκινήσω,ζητώ ένα μικρό δείγμα ή μια ιδέα έστω και το φέρω στα μέτρα μου.
Αν μπορείς να σκεφτείς κάτι θα το εκτιμούσα ιδιαίτερα.

Υ/Γ:Τάσο,υπάρχει τρόπος να αλλάξω το username με το οποίο κάνω login στο forum?

Ευχαριστώ πολύ,
Ζαχαρίας

Καλησπέρα και πάλι,

ανεβάζω κάτι πρόχειρο για να καταλάβετε περίπου τη σκέψη μου.Θα ήθελα δηλ να μπορώ επιλέγω απευθείας από λίστα το τμήμα,να εμφανίζεται το μοντέλο του εκτυπωτή του τμήματος και ο αντίστοιχος τύπος δοχείου,να καταχωρώ το αριθμό δοχείου που χρεώνεται το τμήμα και...αν υπάρχει τρόπος να αφαιρείται από το stock(δεν είναι απαραίτητο).Επίσης αν γίνεται(επίσης δεν είναι απαραίτητο) να επιλέγεται η ημερομηνία από λίστα ή αυτόματα και να αλλάζει ο μήνας αυτόματα με τον τρέχοντα μήνα(αυτό είναι ελαφρώς πιο απαραίτητο!).Έτσι φαντάζομαι θα μπορώ να επιλέγω από το φίλτρο το άθροισμα των κινηθέντων δοχείων για συγκεκριμένο μήνα.
Θα επιθυμούσα τις προτάσεις σας για να γίνει πιο πρακτικό.

Ευχαριστώ πολύ,
Ζαχαρίας

Καλημέρα Ζαχαρία.

Συμφωνώ ότι η λύση στο ζητούμενο σου θα πρέπει να είναι όσο πιο απλή γίνεται για να μπορεί να εφαρμόζεται και από τον πιο απλό χρήστη.

Δεν είναι όμως καθόλου απλή η δημιουργία μιας τέτοιας λύσης στην Excel. Γι αυτό σου πρότεινα να χρησιμοποιήσεις την Access που είναι το κατάλληλο πρόγραμμα γι αυτή τη δουλειά.
Λάβε υπόψη σου:

Το να βγάλεις το αθροισμα των τεμαχίων πχ. κωδ δοχείου: Q5949A τεμάχια 9 είναι εύκολη υπόθεση.
Αν θέλεις να γνωρίζεις όμως σε ποιον εκτυπωτή έγινε η αλλαγή, τα πράγματα γίνονται πιο σύνθετα!
Επιπλέον:
Θέλεις να γνωρίζεις αν υπάρχουν 2 όμοιοι εκτυπωτές, σε ποιον έγινε η αλλαγή μελανοδοχείου;
Θέλεις να γνωρίζεις αν κάποιοι τομείς έχουν 1 ή περισσότερους, (όμοιους ή μη) εκτυπωτές, πόσα μελανοδοχεία καταναλώθηκαν από τον καθέναν από αυτούς;

Από τα παραπάνω εξαρτάται η απλότητα του ζητούμενου σου.

Θα πρέπει να μας πεις ακριβώς ποια στατιστικά/συγκεντρωτικά στοιχεία σε ενδιαφέρουν για να σε βοηθήσουμε να το κάνεις στην Excel.

Περιμένουμε νέα σου.

Φιλικά

Τάσος

ΥΓ. στείλε μου με ΠΜ το νέο όνομα χρήστη που επιθυμείς για να το αλλάξω.

Γειά σου Τάσο,

όλα αυτα που λες θα ήταν το ιδανικό αλλά δεν μπορώ να φανταστώ το βαθμό δυσκολίας που θα έχει στη χρήση και τη δημιουργία του.
Για να το απλοποιήσουμε έστω για αρχή για να δω τι αποτέλεσμα θα έχει ας υποθέσουμε ότι κάθε τομέας έχει ένα εκτυπωτή,όμως μπορεί να υπάρχουν 2 τομείς με ίδιο μοντέλο εκτυπωτή.Επειδή στην προκειμένη περίπτωση με ενδιαφέρει ο έλεγχος της κατανάλωσης δοχείων ανά τμήμα και όχι τόσο ο έλεγχος των εκτυπωτών ώστε να με ενδιαφέρει η σύνδεση τμήμα-εκτυπωτής,για αυτό ζητώ βοήθεια σε excel.Ελπίζω να μη σε μπερδεύω.

Με εκτίμηση,
Ζαχαρίας

Καλημέρα σε Όλους!

Ζαχαρία, Για να έχουμε μια βάση στη συζήτηση μας, αν σου είναι εύκολο ανέβασε μας έν α συνημμένο όπου θα φαίνεται το αποτέλεσμα του ζητούμενου σου.

Φιλικά

Τάσος

Καλημέρα σε όλους,

Τάσο ορίστε ένα αρχείο,όχι και τόσο πρακτικό βέβαια όπου ο χρήστης πληκτρολογεί την ημερομηνία χειροκίνητα(ξαναλέω λίγο το κακό),επιλέγει από λίστα το τμήμα και του φέρνει δίπλα το μοντέλο του εκτυπωτή και το δοχείο που του αντιστοιχεί,πληκτρολογεί την ποσότητα που χρεώνει και από το φίλτρο μπορεί να βλέπει το σύνολο ανά τμήμα στο χρονικό διάστημα που ορίζεται από τις ιδιότητες του φίλτρου.Αυτό που θα ήθελα,αν γίνεται φυσικά, να αφαιρείται από το stock το τεμάχιο που χρεώνεται το κάθε τμήμα δεδομένου ότι το προηγούμενο έχει φύγει για γέμισμα και να προστίθεται όταν επιστρέψει γεμισμένο πια.Ακόμα και αυτό δεν είναι ότι πιο απαραίτητο αλλά καλό θα ήταν να φαινόταν κάπου.Επίσης αν υπάρχει μια πιο απλή δυνατότητα συγκεντρωτικής αναφοράς πχ ανά μήνα και όταν γίνεται αυτό να αλλάζει η ονομασία του μήνα,έτσι ώστε να μπορεί εύκολα να τυπωθεί.Γενικά κάτι όσο γίνεται πιο απλό και αυτοματοποιημένο.

Ευχαριστώ,
Ζαχαρίας

Καλημέρα σε όλους!

Ζαχαρία, το παρακάτω συνημμένο παράδειγμα πιστεύω ότι θα σε βοηθήσει να
συνεχίσεις.

Στο παράδειγμα αυτό ο χρήστης πρέπει να συμπληρώνει τις λίστες αρχίζοντας πάντα από τα αριστερά προς τα δεξιά κελιά.

Καλή συνέχεια!

Φιλικά

Τάσος

Καλημέρα σε όλους!

Ωραίο θέμα, άνοιξες Ζαχαρία και πολύ έξυπνη προσέγγιση φίλε Τάσο.
Τάσο, αν μπορείς, έχω δύο-τρείς ερωτήσεις.
1) Αν μπορείς, πές μας, πως γίνεται αυτό με το "κρύψιμο" των αριθμών των γραμμών(αριστερά του φύλλου) και των γραμμάτων των στηλών(στο πάνω μέρος του φύλλου).
2)Δεν καταλαβαίνω, που θα καταχωρούνται τα καινούργια μελάνια που θα αγοράζονται, ώστε να δημιουργείται το νέο stock.
3) Δεν καταλαβαίνω, αν με αυτή την προσέγγιση του θέματος, μπορεί το πρόγραμμα, να μην επιτρέπει στον χρήστη να κάνει εξαγωγή μελανιού, αν το stock της αποθήκης είναι <=0.
Γιατί τώρα, μπορεί η αποθήκη να είναι -10 και ο χρήστης να παίρνει ένα από την αποθήκη και να γίνεται -11το stock! Ξέρω ότι με διαφορετικό "στήσιμο", μπορεί να γίνει, αλλά με αυτό, πώς;;

Φιλικά/Λευτέρης.

Καλημέρα σε όλους.

Φίλε Τάσο, σε ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις και τις διευκρινήσεις σου.
Επειδή παρακολουθώ, σχεδόν όλες τις δημοσιεύσεις σου, καταλαβαίνω πως κάτι τέτοιο, θα το έκανες σε Access. Eπειδή δουλεύω πολλά χρόνια(όπως ξέρεις) ένα πολύ καλό πρόγραμμα σε Access, γνωρίζω τα πλεονεκτήματα της Access σε σχέση με την Εxcel.
Το θέμα είναι, πως για κάποιους(και εγώ μέσα σε αυτούς), η excel, είναι πιό προσιτό πρόγραμμα για "επιφανειακό" προγραμματισμό(Χωρίς κώδικα κλπ). Επιπλέον αυτό τον καιρό από αυτό το Forum και από ανθρώπους όπως εσύ, ο Θανάσης και άλλοι πολύ καλοί γνώστες του excel,ε'ιδα και έμαθα πράγματα που κάνει το excel, που ούτε μπορούσα να τα φανταστώ πρίν.
Στο συγκεκριμμένο θέμα του φίλου μας του Ζαχαρία, εγώ το προσέγγισα με λίγο διαφορετικό τρόπο, χρησιμοποιώντας απλές συναρτήσεις και με γνώμονα την πολύ απλή χρήση, που Ζαχαρία ζήτησες. Δηλαδή ο χρήστης, να χρειάζεται να διαλέξει σε μία στήλη απο αναδυόμενη λίστα και μόνο σε μία άλλη στήλη, να γράφει τις ποσότητες.Όλες οι άλλες στήλες, ενημερώνονται με τύπους.
Θεωρώ το στήσιμο, εύκολο για κάποιον με λίγες γνώσεις και πολύ εύκολο για έναν αρχάριο χρήστη.
Θα ήθελα τα σχόλια και την κριτική σας.

Φιλικά/Λευτέρης.

Καλησπέρα στην παρέα.

Καταρχήν ζητώ συγνώμη πρώτον για την καθυστέρηση και δεύτερον γιατί δεν έχω δει με αρκετή προσοχή τα αρχεία σας, επιπλέον όμως σας ευχαριστώ θερμά για την υποστήριξη(θεωρητική και πρακτική).
Τάσο το αρχείο σου ομολογώ ότι είναι πολύ πιο δυνατό από ότι είχα φανταστεί και καλύπτει κάθε ανάγκη.Είχες δίκιο όταν αναφερόσουν στις διάφορες παραμέτρους.
Λευτέρη φαντάστηκα ότι ένα τέτοιο θέμα σε excel μαζί με μένα θα βοηθήσει και αρκετούς φίλους για απλές καθημερινές εφαρμογές.Σε ευχαριστώ πάρα πολύ για τη βοήθειά σου η οποία ομολογουμένως είναι πιο κοντά στα μέτρα μου! Θα εξετάσω και τις 2 περιπτώσεις και θα επανέρθω για εντυπώσεις και απορίες.
Επειδή όταν ο Τάσος αναφερόταν σε σχεσιακές βάσεις είχε πολύ δίκιο για να γίνει κάτι σωστό,σας ρωτάω το εξής:τι γίνεται στην περίπτωση που ένας εκτυπωτής παίρνει πάνω από 4 δοχεία διαφορετικού κωδικού(έγχρωμος)?
Ξαναλέω επίσης εν τάχει το σενάριο:Αδειάζει το toner,φεύγει για αναγόμωση,το τμήμα χρεώνεται ένα από το stock,επιστρέφει το toner και προστίθεται στο stock.Και έχουμε και έλεγχο αποθήκης(πλέον!) αλλά και γνωρίζουμε την κατανάλωση ανά τμήμα.

Σας ευχαριστώ θερμά για την όλη δουλειά σας.

Με εκτίμηση,
Ζαχαρίας

Καλημέρα σε όλους.

Ζαχαρία,όπως ξέρεις, στην excel, γίνονται πάρα πολλά πράγματα και μπορείς να φτάσεις αρκετά μακριά, πρίν να χρειαστείς κώδικα, που εγώ δεν γνωρίζω. Υπάρχει απάντηση σε αυτό που ρωτάς και έχω στο μυαλό μου 2-3 τρόπους για αυτό. Απλά, μπορεί να αναγκαστεί ο χρήστης να κάνει επιπλέον κινήσεις.Όμως(επειδή και εγώ με αυτό το κριτήριο δουλεύω),θέλω να προτείνω λύση με βασικό κριτήριο, τον εύκολο χειρισμό, από τον (αρχάριο) χρήστη, θα σου δώσω μία πρόταση, λίγο αργότερα μέσα στην ημέρα(Μόλις βρώ λίγο χρόνο, από την ρουτίνα και τις υποχρεώσεις της δουλειάς).

Φιλικά/Λευτέρης.

Καλησπέρα σε όλους.

Λοιπόν Ζαχαρία, η νέα πρόταση, βασίζεται στη δομή της προηγούμενης, προσθέτοντας κάποια νέα στοιχεία. Η λογική βασίζεται στην ακόλουθη διαδιακασία.
Αγοράζουμε μελάνια, και τα καταχωρούμε με απλούς μηχανισμούς στο φύλλο Αγορές.
Δίνουμε Μελάνια, στο τμήμα που μας ζητάει και κάνουμε καταχώρηση με 2 κινήσεις, στο φύλλο Κινήσεις.
Δεν μας ενδιαφέρει, αν είναι από αναγόμωση ή καινούργια, εμάς μας ενδιαφέρει ότι μπαίνουν στην αποθήκη(Αγορές) και βγαίνουν από την αποθήκη(Κινήσεις).
Και στα 2 αυτά φύλλα, εχουμε κάθε στιγμή, έλεγχο του stock μας, για την αποφυγή έλειψης, σε κάποιον απο τους κωδικούς.
Χρησιμοποίσα, όσο το δυνατόν πιό εύκολες συναρτήσεις, σε συνδυασμό με κάποια(ελπίζω να τα βρείτε χρήσιμα και ..διαφορετικά)τεχνάσματα.
Περιμένοντας, σχόλια και παρατηρήσεις..

Φιλικά/Λευτέρης

Φίλε Λευτέρη επανήλθα για εντυπώσεις.

Νομίζω ότι μου έδωσες το ιδανικό για την περίπτωσή μου.Και το λέω αυτό γιατί είναι απλό και συνάμα αρκετά έξυπνο και πρακτικό.Μέσα από την απλότητα των συναρτήσεων έχεις πετύχει μια δομή,νομίζω,με αρκετή δόση επαγγελματισμού.Σε ευχαριστώ πάρα πολύ γιατί είδα και έμαθα πράγματα που δεν ήξερα καν ότι γίνονται έτσι απλά.Θα ξεκινήσω από το μηδέν,θα φτιάξω το δικό σου παράδειγμα το οποίο και θα λειτουργήσει και θα καταλήξω στο παράδειγμα του Τάσου.
Για το παράδειγμα του Τάσου...τα γραπτά περισσεύουν, οπότε μονάχα ένα ευχαριστώ,σε όλους για όλα.

Με εκτίμηση,
Ζαχαρίας

Καλησπέρα σε όλους.

Φίλε Ζαχαρία, ευχαριστώ για την ανταπόκριση και για τα καλά σου λόγια.
Ξεκίνα εσύ και εδώ είμαστε.(Μετά από 10 μέρες, που μάλλον δεν θα μπορώ να συνδεθώ εκεί που θα είμαι)
Να ξέρεις, πως για τέτοιου είδους θέματα, υπάρχουν ακόμη πιό ολοκληρωμένες(και μάλλον και πιο περίπλοκες) λύσεις. Θα τα δούμε σε άλλα θέματα.
Γιά την δουλειά του Δάσκαλου,συμφωνώ μαζί σου. Τι να πούμε...Να είναι καλά και ορεξάτος, να μας μαθαίνει. Εγώ το έχω ξαναπεί: 10 χρόνια ασχολούμαι με την excel. Τρείς μήνες είμαι σε αυτή την παρέα.Όσα έχω μάθει αυτούς τους τρείς μήνες, δεν τα ήξερα αυτά τα χρόνια

Φιλικά/Λευτέρης.

Θα ήθελα να συγχαρώ τον Τάσο για τις γνώσεις του και την αμέριστη βοήθεια του σε όλους.
Είμαι ένας λάτρης της Access αλλά και τουExcel και σας παρακολουθώ σχεδόν καθημερινά.
Έχετε την εκτίμηση μου.

Καλημέρα κι από εμένα
Πράγματι πολύ καλό θέμα η διαχείριση αποθήκης γενικότερα
Προσαρμόζοντας τα στοιχεία (μελανοδοχεία) σε κάποιο παλιότερο βιβλίο μου
δίνω κι εγώ μια άλλη προσέγγιση του θέματος με την παράκληση να με διορθώσουν οι πιο έμπειροι φίλοι και να το σχολιάσουν για να βελτιωνόμαστε
Ευχαριστώ