Εισαγωγή εξωτερικών στοιχείων σε access
 

Καλημέρα, χρόνια πολλά και καλή χρονιά σε όλους,
Μετά τη ραστώνη των διακοπών, επιστρέφω μ’ ένα ερώτημα:
1. Έχω μία βάση δεδομένων (βάση 1) της οποίας ο κεντρικός πίνακας (κεντρικός πίνακας, βάση 1: έχει 15 πεδία (π.χ. Μητρώο, Επώνυμο, Όνομα, Ειδικότητα, Ημ. Γέννησης, Ημ πρόσληψης κ.ο.κ.) (σημ. το Μητρώο είναι πρωτεύον κλειδί)
2. Τα δεδομένα τα εισάγω από φόρμα
3. Υπάρχει η δυνατότητα να προμηθευτώ από την εταιρεία που εργάζομαι σε cd τα στοιχεία των εργαζομένων (πίνακας με εξωτερικά δεδομένα σε excel ή access). Συγκεκριμένα μπορώ να προμηθευτώ τα βασικά στοιχεία των εργαζομένων (6 πεδία) -(Μητρώο, Επώνυμο, Όνομα, Ειδικότητα, Ημ. Γέννησης, Ημ πρόσληψης)- έτσι ώστε μετά από την εισαγωγή τους στην (βάση 1) σε κάθε νέα εγγραφή που θα πραγματοποιώ αυτά τα έξι στοιχεία να είναι ήδη περασμένα στη βάση δεδομένων έτσι ώστε να τα ανακαλώ και να συνεχίζω με την εγγραφή των υπολοίπων πεδίων. Το κέρδος από αυτή την κίνηση θα είναι διπλό (αφενός θα γλυτώνω πληκτρολόγηση και αφετέρου θα είμαι σίγουρος ότι κρίσιμα στοιχεία όπως Μητρώο ή Ημερ. Γέννησης θα είναι σωστά καταχωρημένα. Έχω όμως τα εξής ερωτήματα
1. Είναι εύκολο να συγχωνεύσω τα στοιχεία της access (βάση 1) με τα στοιχεία που θα μου δοθούν (πίνακας με εξωτερικά δεδομένα) και πως; Να το κάνω με ένα απλό copy and paste ή από την καρτέλα εξωτερικά δεδομένα==> εισαγωγή υπολογιστικού φύλου;
2. Και ας υποθέσουμε ότι γίνεται με ένα απλό copy and paste (αντιγραφή και επικόλληση) τότε τι γίνεται με τα Μητρώα που έχω είδη εισάγει στην βάση δεδομένων (βάση 1), τα οποία τα χρησιμοποιώ και ως πρωτεύον κλειδί, δεν θα υπάρχει σύγκρουση με το αντίστοιχο Μητρώο που θα εισάγω από τον πίνακα με εξωτερικά δεδομένα; (π.χ. έχω εισάγει ήδη στη (βάση 1) 1.000 εγγραφές με τα αντίστοιχα Μητρώα και θέλω να εισάγω άλλες 15.000 εγγραφές. Τι γίνεται με τα 1.000 αυτά Μητρώα τα οποία συμπεριλαμβάνονται ήδη στον πίνακα με εξωτερικά δεδομένα που θέλω να εισάγω στην βάση δεδομένων; Πως θα αποφύγω την σύγκρουση;
Ευχαριστώ πολύ
Πάνος
ΥΓ. διάβασα λίγο για την εισαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο μέσω της καρτέλας εξωτερικών δεδομένων της access αλλά τα στοιχεία τα τοποθετεί σε καινούριο πίνακα και όχι στον υπάρχων που έχω και τις προηγούμενες εγγραφές.

Φιλε Πανο.

Καλη χρονια με υγεια.

Ολα αυτα που ζητας ειναι σχετικα ευκολα να γινουν διοτι η Access εχει ενσωματωμενα εργαλεια που κανουν την ζωη μας ευκολη.

Εννοειτε οτι δεν σου συνιστω με τιποτα το Copy Paste ειδικα οταν τα δεδομενα ειναι ας πουμε ευαισθητα.

Η Διαδικασια που σου προτεινω ειναι η εξης:

Εαν εχεις το CD με τα δεδομενα καλο θα ηταν να ειναι σε μορφη κειμενου txt η σε μορφη ΕΞΕΛ XLS η XLSX.

Μετα θα κανεις εισαγωγη σε ενα ΝΕΟ πινακα στην ACCESS με την βοηθεια των Εξωτερικων Δεδομενων. Εκει θα βοηθηθεις απο την ACCESS με τις παραμετρους που θες.

Αφου κανεις την εισαγωγη του πινακα και διαπιστωσεις οτι ολα τα στοιχεια ειναι στην θεση τους τοτε προτεινω να κανεις τις διορθωσεις στην ονοματολογια των στηλων σου και να προσθεσεις στον πινακα και τα αρχικα στοιχεια που εχεις με ενα ερωτημα Προσαρτησης.

Τωρα το κρισιμο σημειο.

Μετα θα κανεις ενα ερωτημα ΕΥΡΕΣΗΣ ΔΙΠΛΟΤΥΠΩΝ με τον ΟΔΗΓΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΩΝ και θα βρεις τις διπλοτυπες εγγραφες και θα τις διαγραψεις.

Εαν ειναι πολλες οι διπλοεγγραφες σου και δεν μπορεις να τις διαγραψεις με το "χερι" τοτε ζητησε βοηθεια. Υπαρχει μια ΒΔ στο ΦΟΡΟΥΜ την οποια εχει φτιαξει ο Τασος η οποια εξειδικευεται στην διαγραφη διπλοεγγραφων. Ψαξε την να την βρεις.

Αυτο ηταν.

Καλη συνεχεια.

Ευχαριστώ πολύ Τόλη,
Όταν θα έχω το cd με τα στοιχεία -σε λίγες μέρες- θα το δω στην πράξη. Ωστόσο θα προτιμούσα ο νέος πίνακας να προσαρτηθεί στον παλιό και όχι το αντίθετο, καθώς όλα μου τα ερωτήματα, εκθέσεις, κώδικες κ.ο.κ. αναφέρονται πάνω στον παλιό (αρχικό) πίνακα. Εκτός εάν -κάνω τώρα μία μπακαλίστικη σκέψη- όταν ολοκληρώσω την συγχώνευση σβήσω τον παλιό πίνακα και δώσω στον καινούριο την ίδια ακριβώς ονομασία με τον παλιό. Ίσως τότε να έχω την ίδια λειτουργία της βάσης δεδομένων.
Σε ευχαριστώ πολύ
Τα λέμε
Πάνος

Ετσι το σκεφτηκα και εγω...

Οταν ολα πανε σωστα... τοτε μπορεις να διαγραψεις τον παλιο σου πινακα
και μετα να μετονομασεις τον νεο με το ονομα του παλιου.

Ευχαριστώ Τόλη
Τα λέμε
Πάνος